Microsoft 365 & Google Workspace
Gestão de Licenças Microsoft 365 e Google Workspace:
controlo de custos e acessos sem IT interno
Gerimos mensalmente os utilizadores e licenças do Microsoft 365 e Google Workspace — onboarding de novos colaboradores, offboarding seguro, auditoria de custos e suporte a utilizadores finais. Sem licenças a pagar por quem já saiu, sem acessos por revogar.
Gestão mensal de utilizadores e licenças
Este serviço é indicado para si se…
Empresa a crescer sem IT dedicado
Contrata novos colaboradores com regularidade mas não tem ninguém em IT para tratar dos acessos de forma rápida. Novos funcionários ficam dias sem email ou sem acesso às ferramentas — e quando alguém sai, a conta continua ativa por semanas. Precisa de um processo de onboarding e offboarding fiável, sem depender de disponibilidade interna.
Gestor preocupado com segurança de acessos
Já teve colaboradores que saíram mas continuaram a ter acesso ao email da empresa ou a ficheiros partilhados durante meses. Sabe que isto é um risco de segurança e de conformidade, mas não tem um processo claro para revogar acessos de forma imediata e documentada quando alguém abandona a empresa.
Empresa com custos de licenças por controlar
Paga todos os meses por licenças Microsoft 365 ou Google Workspace mas suspeita que está a pagar por contas de colaboradores que já saíram ou por planos premium que ninguém usa realmente. Sem uma auditoria regular, o custo de licenciamento cresce com a empresa mas raramente diminui quando a equipa muda.
Processo de gestão mensal de utilizadores e licenças
Auditoria inicial
Fazemos um levantamento completo do estado atual: utilizadores ativos, licenças atribuídas, grupos existentes e contas inativas. Esta auditoria identifica imediatamente desperdício e riscos de segurança, e serve de base para o processo de gestão contínua.
Definição do processo
Acordamos o processo de onboarding e offboarding — como nos são comunicados novos colaboradores, prazos de criação de contas, checklist de offboarding e canais de contacto para pedidos urgentes. O processo é documentado e partilhado com os responsáveis da empresa.
Gestão contínua de pedidos
Recebemos e tratamos os pedidos mensais — criação e remoção de utilizadores, alterações de grupos, resets de password e suporte a utilizadores finais. Pedidos urgentes são tratados em 4 horas úteis; pedidos normais em 24 horas úteis.
Relatório mensal e otimização
No final de cada mês enviamos um relatório com os pedidos tratados, o estado atual de utilizadores e licenças, e recomendações de otimização. Sempre que identificamos licenças desnecessárias ou upgrades que fariam sentido, informamos proativamente antes da próxima fatura.
Quer saber quanto está a desperdiçar em licenças não utilizadas?
Fazemos uma auditoria gratuita das licenças atuais e identificamos o desperdício antes de apresentar proposta. Veja também a nossa página de configuração Microsoft 365 se ainda não tem o ambiente implementado.
O que nos distingue na gestão de licenças e utilizadores
Resposta urgente em 4 horas úteis
Quando um colaborador não consegue aceder ao email ou um novo funcionário precisa de conta no próprio dia, respondemos e resolvemos em 4 horas úteis. Não deixamos as suas operações paradas por falta de acesso a ferramentas de trabalho.
Microsoft 365 e Google Workspace em conjunto
Gerimos ambas as plataformas com um único ponto de contacto. Se a sua empresa usa Microsoft 365 para email e Google Workspace para outros serviços, tratamos do onboarding e offboarding nas duas plataformas com um único pedido da sua parte.
Offboarding documentado e auditável
Cada processo de offboarding é documentado: data de desativação, acessos revogados, dados arquivados. Em caso de incidente de segurança ou auditoria interna, tem um registo completo de quando cada ex-colaborador perdeu acesso a cada sistema.
Otimização de custos proativa
Não esperamos que nos pergunte — identificamos proativamente licenças não utilizadas, contas inativas e oportunidades de redução de custos. Em média, empresas com 20 ou mais utilizadores poupam 15 a 25% na fatura mensal após a primeira auditoria.
Relatório mensal claro
Todos os meses recebe um relatório em português com o estado atual do ambiente, os pedidos tratados e o custo de licenciamento. Sem jargão técnico desnecessário — informação direta para o responsável de RH ou gestão da empresa.
Custo fixo mensal previsível
Pagamento mensal fixo independentemente do número de pedidos dentro do âmbito acordado. Sem surpresas nem faturas inesperadas — sabe exatamente quanto paga pelo serviço de gestão e pode planear o orçamento IT sem variáveis.
Dúvidas sobre Gestão de Licenças e Utilizadores
O que está incluído na gestão mensal de utilizadores?
A gestão mensal cobre o ciclo completo de vida dos utilizadores: criação e remoção de contas (onboarding e offboarding), atribuição e remoção de licenças, reset de passwords com verificação de identidade, criação e manutenção de grupos e aliases de email, configuração de caixas partilhadas e gestão de permissões de partilha. Inclui ainda suporte a pedidos dos utilizadores finais dentro do âmbito acordado e um relatório mensal de estado para o responsável de RH ou IT.
Qual o tempo de resposta para pedidos urgentes?
Para pedidos urgentes — como um colaborador sem acesso ao email, ou a criação de conta para um novo funcionário que entra no próprio dia — garantimos resposta e resolução em 4 horas úteis. Para pedidos normais, o tempo de resposta é de 24 horas úteis. Os pedidos são enviados por email ou WhatsApp e ficam registados para efeitos de relatório mensal.
Podem gerir licenças de ambas as plataformas (Microsoft e Google)?
Sim. Gerimos Microsoft 365, Google Workspace ou ambos em simultâneo. Para empresas que utilizam as duas plataformas, criamos um processo unificado de onboarding que trata dos acessos em ambos os ambientes com um único pedido. Isto elimina o risco de um colaborador ter acesso numa plataforma mas não noutra.
Como funciona o offboarding de um colaborador?
O processo de offboarding inclui: desativação imediata da conta (sem eliminação precipitada), transferência do email para uma caixa de arquivo ou para um colega designado, remoção de acessos a grupos e partilhas de ficheiros, backup dos dados antes da eliminação definitiva e confirmação documentada de que o colaborador não tem acesso a nenhum sistema. Todo o processo fica registado para fins de auditoria de segurança.
Podem auditar as licenças existentes para identificar desperdício?
Sim, e é uma das análises mais valorizadas pelos nossos clientes. Identificamos contas inativas de colaboradores que já saíram mas continuam a consumir licença, licenças premium atribuídas a utilizadores que não utilizam as funcionalidades avançadas e contas que podem ser consolidadas. Em média, empresas com 20 ou mais utilizadores conseguem reduzir o custo de licenciamento entre 15 e 25% após uma auditoria detalhada.