Migração para Microsoft 365: 7 Erros Comuns (e Como Evitá-los)

Migrar para o Microsoft 365 é simples no papel e traiçoeiro na prática. A maioria das histórias de terror — email perdido, equipa dias sem acesso, mensagens a ir para spam — não vem da tecnologia, mas de erros de planeamento que se repetem vez após vez. Aqui estão os sete mais comuns e como evitá-los.

1. Trocar o registo MX antes de a sincronização terminar

É o erro mais grave. Apontar o domínio para o Microsoft 365 antes de as caixas estarem totalmente sincronizadas faz com que o email novo chegue a caixas vazias enquanto o histórico ainda está no sistema antigo. O resultado é confusão e, por vezes, mensagens perdidas. Solução: só trocar o MX depois de a sincronização inicial estar completa e validada.

2. Esquecer o SPF, DKIM e DMARC

Migrar o email sem reconfigurar a autenticação do domínio é garantia de que as mensagens vão começar a cair no spam dos destinatários. O Microsoft 365 exige os seus próprios registos SPF e DKIM. Solução: atualizar SPF, ativar DKIM e rever o DMARC como parte da migração, não como um detalhe a tratar depois.

3. Não reduzir o TTL do DNS com antecedência

Se o TTL dos registos DNS estiver em horas (ou dias), a troca de MX demora a propagar e prolonga a janela em que o email pode chegar a dois sítios. Solução: baixar o TTL para alguns minutos um ou dois dias antes da migração, para que a mudança seja quase instantânea — e voltar a subi-lo depois.

4. Subestimar o volume e o tempo de sincronização

Caixas com muitos gigabytes de histórico demoram a copiar, e os limites de velocidade dos sistemas de origem podem alongar o processo muito além do esperado. Planear a troca de DNS para a mesma tarde em que se começou é receita para falhar. Solução: inventariar os volumes, começar a sincronização com folga e só agendar a troca quando os dados estiverem mesmo lá.

5. Comprar licenças a mais (ou as erradas)

É comum atribuir a toda a gente o plano mais caro "por segurança", ou manter ativas contas de ex-colaboradores. Multiplicado por vários utilizadores e por doze meses, o desperdício é real. Solução: mapear o que cada perfil realmente precisa e atribuir o plano adequado — muitas equipas funcionam bem com uma mistura de planos.

6. Não migrar contactos, calendários e ficheiros

O foco vai quase sempre para o email, e esquece-se que contactos, calendários partilhados, listas de distribuição e ficheiros em servidores antigos também precisam de transitar. Descobrir que a agenda partilhada desapareceu na segunda-feira de manhã não é boa forma de começar a semana. Solução: incluir tudo no inventário inicial e validar item a item antes de desligar o sistema antigo.

7. Deixar a equipa sem formação

Migrar a tecnologia e não preparar as pessoas é meio trabalho. Sem orientação, os utilizadores continuam a trabalhar como antes, ignoram o Teams e o SharePoint, e a empresa paga por funcionalidades que ninguém usa. Solução: acompanhar a migração com uma sessão prática de formação focada no que a equipa vai mesmo usar no dia a dia.

O fio condutor: planeamento

Reparou no padrão? Nenhum destes erros é técnico no sentido difícil — todos são falhas de planeamento e sequência. Uma migração bem-sucedida é, antes de tudo, uma migração bem planeada: inventário completo, DNS preparado, sincronização validada antes da troca e pessoas acompanhadas. Quando isso está feito, a tecnologia simplesmente funciona.