Documentação técnica é um dos activos mais subvalorizados de uma agência de WordPress. Quando um colaborador sai, quando um cliente liga com urgência, quando é necessário delegar um site a outro técnico — é a documentação que determina se a resposta demora 5 minutos ou 2 horas. Este guia cobre o que registar e como estruturar.
Porque a maioria das agências não documenta (e o custo disso)
A razão mais comum é simples: a documentação não tem valor imediato. Demora tempo a criar e o benefício só aparece quando alguém precisa de informação que não tem. Quando a equipa é pequena e os sites são poucos, o conhecimento está nas cabeças das pessoas e parece funcionar.
O problema escala com o portfólio. Com 20 clientes ativos, é impossível lembrar de cada detalhe técnico de cada site. Com rotatividade de equipa, o conhecimento sai pela porta. Com um incidente a sério às 22h, procurar credenciais e configurações dispersas em emails e chats é inaceitável.
O que documentar por cada cliente
Acesso e infraestrutura
- URL do site e do wp-admin
- Hosting: provider, painel de controlo, URL, credenciais (guardar em gestor de passwords)
- FTP/SFTP: host, porta, username (password no gestor de passwords)
- Acesso SSH (se disponível)
- Base de dados: nome, utilizador, host (password no gestor de passwords)
- Registo de domínio: provider, data de renovação, contacto técnico
- Certificado SSL: provider, data de expiração, método de renovação
- Serviços de email: MX records, provider, configuração
Configuração WordPress
- Versão de WordPress activa
- Versão de PHP no servidor
- Plugins activos com versão e propósito de cada um
- Tema activo e child theme (se aplicável)
- Personalizações no functions.php ou child theme relevantes
- Plugin de cache activo e configuração especial
- Plugin de backup e destino dos backups
Integrações e serviços externos
- Google Analytics / GA4: ID de medição, acesso à propriedade
- Google Search Console: verificação, acesso
- Cloudflare: conta, zona, configurações relevantes
- Email marketing: plataforma, chave API, lista principal
- Gateway de pagamento (se WooCommerce): provider, modo test vs produção
- Formulários: plugin e destino de submissão
Histórico e notas técnicas
- Data de lançamento do site
- Histórico de incidentes relevantes e resolução
- Personalizações ou soluções não-standard implementadas
- Plugins que causaram problemas no passado e foram removidos
- Restrições ou limitações do hosting conhecidas
Onde guardar a documentação
Gestor de passwords para credenciais
Credenciais nunca devem estar em documentos de texto, folhas de cálculo, ou emails. Usar 1Password, Bitwarden, ou Dashlane Teams — ferramentas com partilha controlada por equipa e auditoria de acesso.
Wiki ou knowledge base para documentação técnica
Notion, Confluence, ou mesmo um repositório Git são opções. O critério mais importante é que a equipa use efectivamente — a ferramenta mais sofisticada que ninguém usa é pior do que um Google Doc organizado que toda a gente consulta.
Estrutura por cliente
Uma pasta/página por cliente, com sub-secções para infraestrutura, WordPress, integrações e histórico. O acesso deve ser restrito — documentação de clientes é informação sensível.
Quando criar a documentação
O melhor momento é durante o processo de desenvolvimento ou onboarding — quando o site está a ser configurado e todos os detalhes são conhecidos. O segundo melhor momento é agora.
Criar um template de documentação e preencher para cada cliente activo numa sessão de trabalho dedicada. Depois, actualizar cada vez que há uma alteração relevante (nova integração, mudança de hosting, plugin adicionado).
Incluir a actualização da documentação no checklist de onboarding de novos clientes e no processo de updates mensais é a forma mais eficaz de manter a documentação actualizada sem que seja um esforço separado.
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