Como estruturar a manutenção WordPress para múltiplos clientes

Gerir 3 sites WordPress é diferente de gerir 30. O que funciona artesanalmente para poucos clientes — login manual, updates quando alguém se lembra, backups "que devem estar a funcionar" — colapsa quando o portfólio cresce. Este guia apresenta um modelo operacional testado para agências que gerem 10+ sites e precisam de escalar sem sacrificar qualidade.

O ponto de rutura: quando o modelo artesanal falha

A maioria das agências começa a sentir pressão operacional quando ultrapassam os 10-15 sites sob gestão. Os sintomas são sempre os mesmos:

• Updates são feitos "quando há tempo" — e há cada vez menos tempo.
• Backups são configurados uma vez e nunca mais verificados.
• Não há visibilidade central sobre o estado de todos os sites.
• Incidentes são descobertos pelo cliente, não pela equipa.
• A equipa técnica gasta 40-60% do tempo em manutenção, não em projetos novos.
• Reporting para clientes é manual, demorado e inconsistente.

O problema não é a equipa — é a ausência de sistema. Sem processo, cada site é gerido como caso isolado, e o esforço cresce linearmente com o portfólio.

Modelo operacional: os 4 pilares

Um sistema de manutenção escalável assenta em quatro pilares:

Pilar 1: Inventário e classificação

O primeiro passo é ter uma visão completa do portfólio. Cada site deve ter uma ficha com:

• Classificação de criticidade: Alto (e-commerce, sites com tráfego elevado), Médio (sites institucionais ativos), Baixo (microsites, landing pages).
• Stack técnica: versão WP, tema, plugins principais, integrações.
• Hosting: provider, plano, contacto de suporte, acessos.
• SLA acordado: frequência de updates, tempo de resposta a incidentes, reporting.
• Contacto do cliente: quem contactar em caso de incidente, escalation path.

Esta informação deve estar centralizada — não espalhada por emails, notas mentais e bookmarks do browser.

Pilar 2: Calendário de manutenção

A manutenção deve ter um ritmo previsível. Modelo recomendado:

Frequência	Ação	Aplicável a
Contínuo	Monitorização de uptime e SSL	Todos os sites
Diário	Backups automáticos	Todos os sites
Semanal	Scan de segurança	Todos os sites
Mensal	Updates de plugins, temas e core	Todos os sites
Mensal	Checklist técnica completa	Sites médios e altos
Trimestral	Teste de restore de backup	Todos os sites (rotativo)
Trimestral	Auditoria de performance	Sites médios e altos

O calendário deve ser organizado por semana. Exemplo: Semana 1 — updates de sites A-G. Semana 2 — updates de sites H-N. Isto distribui a carga e evita "semanas infernais".

Pilar 3: Tooling centralizado

Gerir múltiplos sites manualmente (login individual em cada wp-admin) não escala. Ferramentas essenciais:

• Management dashboard: visão central de todos os sites — updates pendentes, estado de segurança, uptime. Ferramentas como ManageWP, MainWP, ou InfiniteWP.
• Monitorização externa: sistema independente que verifica uptime a cada 60 segundos. Não depende de plugins WordPress.
• Backup centralizado: sistema de backup que funciona fora do WordPress, com armazenamento off-site e retenção adequada.
• Gestor de passwords: credenciais organizadas por cliente, com acesso partilhado pela equipa autorizada.
• Sistema de tickets/tarefas: para tracking de incidentes, requests de clientes e tarefas de manutenção.

Pilar 4: Reporting automatizado

Os clientes que pagam manutenção querem saber o que está a ser feito. Reporting manual para 30 clientes é insustentável. O relatório deve ser:

• Gerado automaticamente a partir dos dados do sistema de gestão.
• Personalizado por cliente — cada cliente vê apenas o seu site.
• Enviado mensalmente sem intervenção manual.
• Inclui: uptime %, updates aplicados, backups realizados, scans de segurança, métricas de performance.

Modelo financeiro: como cobrar manutenção

A manutenção WordPress é um serviço recorrente. Modelos de pricing mais comuns:

Por site / por mês

O modelo mais claro e previsível. Preços típicos no mercado português:

• Manutenção básica: €30-€60/site/mês (updates, backups, monitorização).
• Manutenção avançada: €80-€150/site/mês (inclui suporte técnico, staging, testes funcionais).
• WooCommerce / sites complexos: €150-€300/site/mês.

Packs com desconto por volume

Oferecer desconto progressivo incentiva o cliente a colocar todos os sites sob gestão:

• 1-5 sites: preço base
• 6-15 sites: -10%
• 16-30 sites: -15%
• 30+ sites: preço customizado

Margem com parceiro técnico

Se a agência delegar a operação técnica a um parceiro como a Vuvo, o modelo típico é:

• Custo do parceiro: €12-€22/site/mês
• Preço ao cliente final: €40-€100/site/mês
• Margem da agência: €18-€78/site/mês — por gerir a relação e entregar o serviço

Com 20 sites, uma agência pode gerar €400-€1500/mês de receita recorrente apenas em manutenção, com esforço operacional próximo de zero se o parceiro técnico for competente.

Opção 1: Equipa interna vs Opção 2: Parceiro técnico

Equipa interna

Vantagens: controlo total, conhecimento profundo dos projetos, flexibilidade.
Desafios: custo fixo elevado, dependência de pessoas, dificuldade em manter cobertura 24/7, tempo desviado de projetos rentáveis.

Parceiro técnico white-label

Vantagens: custo variável (escala com o portfólio), expertise especializada, cobertura continuada, SLAs claros.
Desafios: necessidade de confiança, comunicação eficaz, processos de handover claros.

Para agências até 5-8 pessoas, a equação quase sempre favorece o parceiro técnico. O custo de ter um técnico dedicado a manutenção (€1500-€2500/mês) só compensa com 30+ sites — e mesmo assim, a cobertura é limitada a horário de trabalho.

Implementação: por onde começar

1. Semana 1: Criar inventário de todos os sites sob gestão. Classificar por criticidade.
2. Semana 2: Implementar monitorização de uptime para todos os sites.
3. Semana 3: Verificar e padronizar sistema de backups. Todos off-site, todos com retenção mínima de 30 dias.
4. Semana 4: Estabelecer calendário de manutenção mensal. Distribuir sites por semanas.
5. Mês 2: Implementar tooling centralizado (ManageWP ou similar). Automatizar reporting.
6. Mês 3: Avaliar se faz sentido delegar a operação técnica. Contactar potenciais parceiros.